Em uma sociedade competitiva como a atual, muito se fala em gestão do tempo e em produtividade.
Com isso, o profissional capaz de realizar mais tarefas em menos tempo nunca foi tão valorizado.
Porém, manter a produtividade em um mundo cada vez mais barulhento, cheio de ruídos e distrações é um desafio e tanto.
Como o dia tem apenas 24 horas para todos nós, precisamos fazer uma boa gestão do tempo que possuímos para dar conta de tudo o que temos que fazer.
Confira algumas dicas de como gerir melhor o seu tempo e se tornar mais produtivo!
Gestão do tempo e produtividade
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O tempo é o recurso mais escasso que “possuímos”. Não é possível estocar ou armazenar tempo, e uma vez utilizado, você nunca o terá de volta.
Por isso, saiba que o seu tempo vale mais que dinheiro. Você pode perder uma boa quantia de dinheiro e, com esforço, recuperá-lo. O tempo não.
Então, mesmo sabendo o valor que o tempo tem, por que procrastinamos tanto?
Por que utilizamos tão mal este recurso tão precioso?
Simplesmente por não sabermos como usá-lo de forma inteligente. A procrastinação é um problema fundamentalmente comportamental, mas pode ser eliminado por meio de treinamento.
Mal uso do tempo e o caos interno e externo
Na nossa sociedade, estar sempre correndo, ocupado e estressado é visto com bons olhos. As pessoas têm orgulho de possuírem uma agenda cheia e não terem tempo para nada.
O tempo em si, não é visto como um recurso, e sim, como um luxo.
Muitos pensam: “Ah, quem dera eu tivesse tempo para passar umas 2 semanas na praia…”. E se a oportunidade chega, o que se faz? Gasta-se o tempo de praia e sol na frente do celular.
As duas semanas passam voando, e a pessoa volta para a corrida do rato.
Durante o trabalho, mantém-se uma rotina desorganizada, onde enxuga-se gelo o dia inteiro, e tem-se a impressão de que não se saiu do lugar.
A realização de tarefas importantes dá lugar à resolução de demandas urgentes, que na verdade não trarão resultados positivos para você ou para a organização em que você trabalha.
A verdade por trás disso tudo é que a percepção de falta de tempo é gerada por você mesmo.
A sua falta de organização, e o consequente caos interno, gera o caos externo na sua vida. A tensão e ansiedade não são consequências da falta de tempo, mas da falta da gestão do tempo que você possui.
Por isso ser produtivo é tão importante para sua vida e sua saúde física e mental.
Quando eu tiver dinheiro, eu tiro o pé do acelerador
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Essa é uma mentira recorrente entre as pessoas que vivem aceleradas. Elas dizem a si mesmas e aos outros que, quando conseguirem alcançar o padrão de vida que desejam, irão começar a trabalhar menos, ou mesmo se aposentar.
A verdade é que esse padrão nunca chega, e o dinheiro torna-se secundário.
O que é importante é estar em atividade. O trabalho torna-se um vício, e o único jeito de sustentá-lo, é trabalhando mais.
Aí, quando o indivíduo se dá conta, passou anos e anos trabalhando, seus filhos cresceram, e sua saúde está deteriorada. E o pior é que, talvez o dinheiro acumulado durante os anos de trabalho frenético nem seja aproveitado.
Vendemos nosso tempo muito barato, e precisamos parar com isso. Precisamos dar valor ao nosso tempo, e parar de desperdiçá-lo.
Como fazer uma melhor gestão do seu tempo
Segundo o empresário e autor best-seller Christian Barbosa, existem cinco grandes etapas para se ter mais tempo.
Em seu livro, A tríade do tempo, ele descreve essas cinco etapas como sendo: O mindset, a consciência sobre o tempo, metodologia, ferramenta e persistência.
Vamos a cada uma delas.
O mindset
A raiz da procrastinação está no cérebro. Christian afirma que o tempo não deve ser gerenciado no relógio, e sim na sua mente.
As pessoas pensam que, para serem produtivas, precisam ter mais energia, ou aprenderem a se planejar melhor, mas tudo isso é secundário. O principal é adotar o mindset correto.
Nosso cérebro possui uma propriedade chamada neuroplasticidade. Essa propriedade permite que novas conexões sejam feitas em nosso cérebro quando realizamos coisas novas. Ele se adapta a novos aprendizados e, cada vez que colocamos esses aprendizados em prática, eles se tornam mais “fáceis” de realizar.
Portanto, é necessário mudar a forma como o cérebro reage às demandas, e a como você controla suas emoções, sua adrenalina.
E tudo isso é treinável.
Consciência sobre o seu tempo
Para saber se você está utilizando seu tempo de forma produtiva, você precisa de algo que o ajude a enxergar e avaliar com base em dados reais.
Não se trata apenas de realizar as tarefas do seu dia. Você precisa saber quais dessas tarefas são realmente importantes, quais foram realizadas para cobrir uma demanda de urgência, e quais são circunstanciais, irrelevantes.
No seu planejamento semanal, classifique as tarefas em importantes, urgentes e circunstanciais. Dê prioridade à realização das importantes, seguidas das urgentes, e depois as circunstanciais.
Adote uma metodologia para gestão de tempo
Para fazer uma boa gestão de tempo, é preciso que você aprenda uma metodologia, e que essa seja compatível com você.
Pode ser que você já tenha um método para a gestão do tempo, que você utiliza atualmente. Mas saiba que este método pode sofrer alterações e melhorias.
Sua forma de planejar as tarefas podem estar sempre se aprimorando. Por isso, busque conhecimento e o coloque em prática.
Utilize ferramentas
Assim como no caso da escolha da melhor metodologia, escolha uma ferramenta na qual você se adapta melhor.
Se você prefere a utilização de um software, use o software. Se for uma agenda, tudo bem também. Até um bloco de notas serve a este propósito.
O importante é que você centralize seu planejamento em uma única ferramenta. Isso porque, ao adotar várias ao mesmo tempo, as informações ficam dispersas, e você acaba por causar mais confusão do que ajudar.
Mas saiba que a ferramenta não funciona sem um método, que por sua vez não funciona sem a consciência de como seu tempo está sendo utilizado. Tudo isso, também é inútil sem a mentalidade correta.
Persistência
No início, você pode encontrar dificuldades, tanto para adotar a mentalidade correta quanto para as outras coisas. Mas é importante que você seja persistente.
Reforce diariamente as mudanças comportamentais que irão gerar a mudança no seu modelo mental.
Com isso, você conseguirá adotar um novo modelo mental que te ajudará a ter novos e melhores resultados.
Os SEALs, tropa de elite da marinha americana, possuem uma metodologia muito interessante quanto à adoção de modelos mentais para a superação de dificuldades.
Apenas planejamento não é suficiente
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Até aqui, vimos qual a importância que um bom planejamento de tarefas tem. Mas este planejamento não pode ser feito de qualquer forma.
Muita gente acha que planejar as tarefas é fazer uma lista na noite anterior, ou na manhã do dia em que elas serão realizadas.
Porém, a maioria das pessoas que fazem isso, acabam nem cumprindo a lista inteira.
Ao fazer o planejamento de forma errada, você acaba se tornando refém das urgências, e não realizará o que é realmente importante.
Para realizar um bom planejamento você precisa:
- Centralizar o planejamento em apenas uma ferramenta, como dito anteriormente;
- Não separar planejamento pessoal do profissional;
- Elaborar um planejamento de no mínimo 3 dias;
- Adotar o hábito de antecipar a realização de tarefas sempre que possível.
O item que diz respeito a não separar o planejamento pessoal do profissional é muito importante porque dá a você a consciência de que, se você não realizar as tarefas profissionais no momento certo, você pode estar sacrificando tempo de lazer com a família.
Identifique e respeite seu ritmo
É importante também que você entenda seu ritmo biológico, e identifique qual é o período do dia que você está com mais energia.
Existem pessoas que ficam mais dispostas de manhã, outras à tarde, e outras à noite.
Observe em qual destes períodos você se sente mais disposto, e realize as tarefas mais complexas e chatas nele. Deixe as tarefas mais automáticas para os períodos em que você está mais esgotado.
Outra coisa muito importante é, assim que você iniciar uma tarefa, vá até o fim. Não largue o que está fazendo para resolver coisas urgentes. Isso te levará à multitarefa, que por sua vez o tornará menos produtivo.
Uma dica para que você mantenha o ritmo ao longo do dia é fazer pequenas pausas e aumentar a ingestão de água. Esses dois hábitos farão com que sua energia aumente bastante.
Conclusão
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A essa altura, espero que eu já tenha convencido você da importância de se fazer uma boa gestão do seu tempo.
Produtividade não se trata apenas de produzir mais em menos tempo. Se trata de cuidar de um recurso escasso, e que ninguém irá te devolver, seu tempo.
Dê valor ao tempo que você possui, e com certeza sua vida será muito melhor.
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